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DMS und digitale Souveränität

Digitale Souveränität 2025: Die Rolle des Dokumentenmanagements
DMS als Baustein für mehr Kontrolle und Informationssicherheit

**Autor Marcel Etzel** Cloud-Technologien sind längst mehr als nur Speicherlösungen. Sie bilden die Grundlage für skalierbare IT, datengetriebene Prozesse und KI-Anwendungen, Bild: easy software

Von Marcel Etzel, Chief Product & Technology Officer der easy software AG

Die Welt ordnet sich neu und Europa steht unter wachsendem Druck, seine digitale Unabhängigkeit zu stärken. Laut einer Bitkom-Studie (2025) fordern 84 Prozent der Unternehmen, dass die neue Bundesregierung der digitalen Souveränität höchste Priorität einräumt. Gerade im Umgang mit vertraulichen Dokumenten und geschäftskritischen Informationen zeigt sich, wie entscheidend die Kontrolle über digitale Prozesse ist. Die easy software AG beleuchtet, welche Rolle das Dokumentenmanagement dabei spielt – und worauf es jetzt ankommt. 

#1 Datenhoheit
Datenhoheit ist ein zentraler Teilaspekt der digitalen Souveränität und ein strategischer Faktor für Unternehmen, die langfristig handlungsfähig bleiben wollen. Gemeint ist nicht nur, wo Daten physisch gespeichert werden, sondern vor allem: Wer kontrolliert den Zugriff, die Nutzung und die Auswertung? Datenverarbeitende Systeme gehören in vertrauensvolle Hände, anderenfalls geraten Kontrolle und Compliance schnell ins Wanken.

Um die Entscheidungshoheit über Informationen zurückzugewinnen, müssen Unternehmen alle geschäftsrelevanten Dokumente zentral bündeln, nachvollziehbar verwalten und gezielt steuern können. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind ein guter erster Schritt in diese Richtung: Sie sorgen für eine strukturierte Ablage, erlauben die granulare Vergabe von Zugriffsrechten und dokumentieren Änderungen lückenlos. Insbesondere Anbieter mit Sitz in der EU sorgen für ein höchstes Maß an Kontrolle. Denn sie stützen die Datenverarbeitung auf europäische Datenschutzprinzipien und bieten lokale Hosting-Optionen. So entsteht ein System, das regulatorischen Anforderungen gerecht wird und zugleich Vertrauen bei Kunden und Partnern schafft.

#2 Sicherheit
Ein weiteres Kernelement digitaler Resilienz ist die Datensicherheit. Denn Kontrolle über Daten bedeutet auch Verantwortung für ihren Schutz. Cyberangriffe, Ransomware-Attacken und gezielter Datendiebstahl gehören längst zur unternehmerischen Realität und treffen nicht nur große Konzerne. Auch Mittelständler und Dienstleister stehen zunehmend im Fadenkreuz. Um dem zu begegnen, setzen europäische DMS-Lösungen auf hohe Sicherheitsstandards, angepasst an den regionalen Rechtsrahmen.

Durch mehrstufige Zugriffskontrollen können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf vertrauliche Dokumente zugreifen können. Sensible Daten sind durchgängig verschlüsselt, sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung. DMS punkten darüber hinaus mit einer revisionssicheren Archivierung: Dokumente sind dort unveränderbar gespeichert und alle Zugriffe und Änderungen werden lückenlos protokolliert. So tragen sie zur Einhaltung der strengen Compliance-Agenda bei, zu der Vorgaben wie die EU-DSGVO, NIS2, der neue AI Act oder die anstehende Reform zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) zählen.

#3 Hybrid-Cloud
Cloud-Technologien sind längst mehr als nur Speicherlösungen. Sie bilden die Grundlage für skalierbare IT, datengetriebene Prozesse und KI-Anwendungen. Dennoch bestehen bei deutschen Unternehmen gerade jetzt Vorbehalte gegenüber internationalen Cloud-Anbietern, vor allem beim Umgang mit sensiblen Informationen. Gründe dafür sind unter anderem Zugriffsgesetze wie der US CLOUD Act oder eine fehlende Transparenz bei der Datenverarbeitung. Europäische DMS-Anbieter bieten dagegen Rechtssicherheit ab Werk: Sie betreiben ihre Infrastruktur innerhalb der EU und unterliegen somit nicht dem Einfluss außereuropäischer Rechtsordnungen.

Moderne DMS-Lösungen ermöglichen es Unternehmen zudem, selbst zu entscheiden, welche Informationen lokal verbleiben und welche in der Cloud verarbeitet werden. Sensible Daten lassen sich in der eigenen IT-Infrastruktur speichern, während weniger kritische Inhalte flexibel ausgelagert werden können. Über intelligente Schnittstellen wie Hybrid Connectors greifen Mitarbeitende nahtlos auf beide Umgebungen zu. So entsteht ein ausgewogenes Zusammenspiel aus Sicherheit, Skalierbarkeit und digitaler Souveränität.

#4 Vendor-Neutralität
Skalierbarkeit braucht vor allem eines: offene Systeme, die mitwachsen. Proprietäre Softwarelösungen mögen auf den ersten Blick bequem erscheinen, bringen jedoch langfristig oft Einschränkungen mit sich. Die Bindung an nur einen Anbieter - zumal einen internationalen - kostet nicht nur technische Flexibilität und unternehmerische Freiheit, sondern schafft auch Abhängigkeiten, die bei geopolitischen Turbulenzen erhebliche Risiken bergen. In einer Zeit, in der Technologien wie KI und Automatisierung rasante Fortschritte machen, kann ein solcher Verlust an technologischer Souveränität schnell zum Innovationshemmnis werden.

Zukunftsfähige, EU-konforme DMS-Lösungen setzen deshalb auf Offenheit. Über standardisierte Schnittstellen (APIs) lassen sie sich nahtlos mit bestehenden Systemen wie SAP, CRM-Lösungen oder unternehmenseigenen Datenbanken verbinden. Auch neue Tools, etwa KI-Modelle oder Automatisierungssoftware, können flexibel integriert werden. Diese Interoperabilität macht das DMS zum vernetzten Knotenpunkt der Unternehmens-IT und schafft die Grundlage für nachhaltige Digitalisierung ohne Lock-in-Effekt.

#5 Lokale Expertise
Gerade im Mittelstand zählen oft nicht nur Preis und Funktionalität, sondern auch die persönliche Ebene. Wer sich digital neu und souverän aufstellen will, braucht verlässliche Ansprechpartner. Am besten in derselben Zeitzone, Sprache und Rechtsordnung. Wechselnde Kontakte, kulturelle Missverständnisse und technische Hotlines im Ausland führen schnell zu Frust. Lokale Anbieter punkten hier mit Nähe, Stabilität und gewachsenen Partnerschaften. Sie kennen die Anforderungen ihrer Kunden, sprechen dieselbe Sprache – im wörtlichen wie im übertragenen Sinn – und begleiten Projekte mit langfristiger Kontinuität.

Fazit:
Digitale Souveränität beginnt da, wo Unternehmen selbst entscheiden können, wie und wo sie ihre Daten verarbeiten. Ohne Kompromisse bei Sicherheit, Transparenz oder Skalierbarkeit. Unser Anspruch bei easy ist es, dafür praxistaugliche Lösungen zu bieten, die sich in den Alltag integrieren lassen und echten Mehrwert schaffen." (easy software: ra)

eingetragen: 22.07.25

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KI und digitale Souveränität MDR - meist mehr Schein als Sein