Outsourcing als treibende Kraft im Personalwesen

Trend zu mehr Zentralisierung im Personalwesen: Weltweit operierende Unternehmen gewinnen durch das Outsourcing von komplexen Personalprozessen mehr Flexibilität und Kosteneffizienz
In den letzten Jahren haben zahlreiche Unternehmen weite Teile ihrer Personalverwaltung an externe Dienstleister ausgelagert

(07.12.10) - TPI, ein Sourcing-Beratungs- und Marktforschungsunternehmen, sieht einen verstärkten Trend zu mehr Zentralisierung im Personalwesen. Hier gerade hier können externe Dienstleister einen erheblichen Beitrag zu Vereinfachung und zur Kostensenkung leisten. Während bisher relativ einfache Funktionen wie Personalauswahl oder Gehaltsabrechnung ausgelagert wurden, gehen immer mehr Unternehmen dazu über, weite Bereiche des Human Resource Management (HR) an Service Provider zu übergeben. Julie Fernandez, Director, TPI CHRO practice, beschreibt diesen Prozess und seine konkrete Umsetzung.

In den letzten Jahren haben zahlreiche Unternehmen weite Teile ihrer Personalverwaltung an externe Dienstleister ausgelagert. Auch die Wirtschaftskrise 2008 konnte diesen Trend hatte nicht aufhalten. Dennoch bleibt die Personalverwaltung von allen Tätigkeitsfeldern im Personalwesen immer noch eine Brot-und-Butter-Aufgabe. Herausforderungen gibt allerdings auch hier, denn in den letzten Jahren stieg das Interesse an einer umfassenden Strategie bei der Personalverwaltung.

TPI hat fünf Gründe zusammengestellt, warum sowohl Kunden als auch Dienstleister ihren Teil zum wachsenden Interesse an einer globalen Strategie in der Personalverwaltung beitragen:

1. Aufgaben der Personalverwaltung ausweiten. Dienstleistungsunternehmen im Personalwesen haben diesen Trend beschleunigt, denn ihr Angebotsspektrum umfasst weit mehr als die traditionelle Gehaltsabrechnung. Heute gehören unter anderem auch Daten- und Projekt- und Zeitmanagement und weitere HR-Dienstleistungen dazu. Für den Kunden lohnt sich eine breite Angebotspalette besonders, wenn die ausgelagerten Dienstleistungen die interne Verwaltung vereinfachen und gleichzeitig Kosten einsparen.

2. Weltweit einsetzbare Vorlagen erstellen. Um die Prozesse im Personalwesen straffen, erstellen Dienstleister aus ihren Systemen Vorlagen für Länder, die neu hinzukommen. Dienstleister legen ihre Aufmerksamkeit in erster Linie auf die Leistungsfähigkeit des Systems. Darunter können zum Beispiel das Zusammenlegen und Managen von Schnittstellen oder das Vereinfachen von Reportings fallen.

Besonders attraktiv ist dies für weltweit operierende Kunden. Gerade diese Kunden suchen nach Möglichkeiten, um ihre Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, ohne dabei die Kontrolle und den Überblick zu verlieren.

3. Partner-Netzwerke für eine landesspezifische Umsetzung einrichten. In den Ländern, in denen die Kapazitäten für ein tragfähiges System fehlen, bauen Dienstleister breit aufgestellte Netzwerke von Serviceunternehmen vor Ort auf. Deren Aufgabe ist es, einen weltweiten Service mit gleichbleibender Qualität anzubieten. Diese Strategie empfiehlt sich überall, wo Kunden in vielen Ländern mit einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern aktiv sind.

Gerade wenn Kunden in zahlreichen Nationen Niederlassungen unterhalten, müssen sie sich ganz zwangsläufig mit einer Vielzahl von nationalen Vorschriften und Regelungen auseinandersetzen. Und diese Vorschriften unterscheiden sich erheblich von Land zu Land. Eine länderübergreifende Personalverwaltung mit ihrer Koordinations- und Kontrollfunktion wirkt hier besonders als Gegengewicht zu den heterogenen Strukturen vor Ort.

4. Weltweite Informationssysteme für das Personalwesen aufbauen. Auch wenn das Personalwesen traditionell eine Domäne ist, in der vornehmlich Menschen interagieren, setzen Kunden mittlerweile verstärkt auf Technologien, um die Prozesse zu vereinfachen. Das Ziel ist hierbei eine einzige weltweite Instanz für das Datenmanagement aller Mitarbeiter. Dieses Informationssystem für das Personalwesen – oder wie es auf Englisch heißt HR information system (HRIS) – soll die Informationen bündeln und dadurch leichter zugänglich machen.

In den einzelnen Niederlassungen vor Ort müssen nur wenige Elemente vorgehalten werden. Das zentrale HRIS dient als erste Quelle für Mitarbeiterdaten und wird daher mit besseren Schnittstellen und Eingabemasken ausgestattet insbesondere für Gehaltsabrechnung, Zeitmanagement und andere HR-Funktionen. Die Zusammenlegung von Abrechnungs- und Verwaltungssystemen erleichtert nicht nur den Informationsfluss, sondern reduziert auch ganz erheblich die Kosten.

5. Höhere Ansprüche stellen. Kundenunternehmen auf dem Gebiet Beschaffung steigern ihre Ansprüche mit jeder substanziellen Erfahrung. Nach der erfolgreichen Umsetzung von einfacheren Projekten im Personalwesen, sehen sie sich nun in der Lage, komplexere Dienstleistungsverträge zu erfüllen: Das reicht von der Umsetzung in einzelnen Geschäftsbereichen hin zu unternehmensweiten und länderübergreifenden Projekten. Obwohl die entsprechenden Strukturen bei Kundenunternehmen noch in der Entwicklung sind, gehen doch immer mehr Firmen dazu über, lokale, nationale und länderübergreifende Bedürfnisse in ihren Plänen zu berücksichtigen.

Bisher wird noch kein weltweit einsetzbares System für das Personalmanagement auf dem Markt angeboten. Julie Fernandez, Director, TPI CHRO practice, sieht trotzdem ein großes Potenzial, um die Prozesse zu vereinheitlichen und dadurch leichter zugänglich zu machen: "International aufgestellte Unternehmen verfügen über eine Vielzahl von Möglichkeiten, um eine globale Strategie für das Personalwesen zu formulieren. Dennoch hat sich die Vorstellung von einem einzigen Dienstleister, der alles kann, als unrealistisch erwiesen. Möglich allerdings ist ein weltweit gültiger Rahmen. Dieser Rahmen dient als Richtschnur, um das optimale Modell und den passenden Service Provider für ein bestimmtes Land oder eine bestimmte Region auszuwählen."

Immer mehr weltweit agierende Unternehmen haben diesen Weg bereits eingeschlagen und entwickeln weltweit umsetzbare Strategien für das Personalwesen. (TPI: ra)

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